当社シグニフィ株式会社では、自治体と連携し、地域活動や住民支援に関わる業務のデジタル化を支援する取り組みを行っています。その一つとして、葛飾区における民生委員活動のデジタル化支援を行いました。

背景として、東京都により民生委員・児童委員に対してタブレット端末やPCが一斉に配布され、これまで紙で行われてきた記録や報告業務をデジタル化したいという要望がありました。葛飾区からは「具体的な進め方を含めて任せたい」という依頼を受け、当社はコンサルティングの立場として、業務全体の整理から運用方法の設計までを担いました。

実際の運用にあたっては、使用するツールがGoogle Workspaceに限定されており、自由度が高いとは言えない条件の中での設計が求められました。そのため、スプレッドシートを活用した記録様式の作成や、共有フォルダを用いたデータ提出フローを構築し、入力された数値が自動で集計される仕組みを整えました。これにより、これまで区長や組長が手作業で計算し、紙に転記して提出していた作業が不要となり、業務負担の軽減につながっています。

また、会議の進め方についてもGoogle Meetを活用したオンライン開催の方法や運用ルールについて助言を行い、デジタルツールを前提とした活動形態への移行を支援しました。これらの取り組みで使用したデータやマニュアルは、当社にて管理・保有しています。

本取り組みは、自治体業務や地域活動におけるデジタル活用の可能性を実践的に検証しながら進めたものであり、今後の同様の取り組みにも活用できる知見の蓄積につながっています。